CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE - ÉVÉNEMENTS
Article 1 : Application des Conditions Générales de Vente
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après dénommées CGV) s’appliquent aux prestations liées à la vente d’offres de séminaires, réunions, congrès, conventions, incentives, manifestations (ci- après dénommées « Événement») fournies par le RC Toulonnais SASP (ci- après dénommé RCT) en son RCT Campus (Centre de performance et Club House),dans les locaux RCT du stade Mayol ou bien dans les locaux de réception des partenaires du RCT (Palais Neptune, par exemple non exhaustif) dans le cadre du contrat/devis joint. Ces CGV sont adressées au Client en même temps que le contrat/devis afin de lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique par conséquent de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve au contrat/devis et aux présentes CGV. En cas de contradiction entre les dispositions figurant au contrat/devis signé par le Client et celles figurant aux présentes CGV, les dispositions du contrat/devis prévalent.
Article 2: Confirmation de réservation
Le contrat/devis indique une date jusqu’à laquelle il demeure valable et prioritaire sur les autres options.
Le Client doit confirmer sa réservation avant la date d’option indiquée au contrat/devis et retourner au RCT un exemplaire du contrat/devis et des CGV dûment datés, paraphés sur chaque page et signés par le Client, revêtu de la mention « Lu et approuvé » et de son cachet.
Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte visé à l’article 9. A partir du moment où le Client a signé le Contrat/devis, il est redevable de l’acompte.
A défaut de versement de l’acompte, le RCT ne garantit pas la disponibilité des espaces/salles réservés. Le RCT considérera l’absence de versement de l’acompte comme une annulation.
Par ailleurs, le RCT se réserve le droit de rétracter son offre, sans que le Client puisse demander une quelconque indemnité, si avant la confirmation de la réservation, une circonstance nouvelle risque de porter atteinte à l’exploitation de l’établissement, à la sécurité ou santé des personnes, à l’ordre public ou aux bonnes mœurs.
Article 3 : Organisation de la réservation
Le Client s’engage, au moment de la signature du contrat/devis, sur un nombre de participants. Il devra informer le RCT au moins 7 jours avant la date de l’événement, de toute modification de ce nombre (dans la limite de 5%, à la hausse ou à la baisse). La réduction du nombre de participants peut être considérée comme une annulation totale ou partielle de la réservation donnant lieu à l’application de l’article 6 des présentes. En deçà de ce délai de 7 jours avant la date de l’événement, le nombre de participants initialement prévu au contrat/devis sera facturé.
Rappel de la capacité maximum d’accueil :
RCT Campus « Club House» : 1284 places
La capacité varie selon le choix de la disposition des salles.
Les différents formats possibles des salles du Club House seront présentés au Client à sa demande.
RCT Campus « Centre de performances » : 1300 places
Dans le cas où le nombre de participants s’avérerait inférieur au nombre prévu sur le contrat/devis, le Client pourrait se voir attribuer un autre espace/salle que celui initialement prévu. De même, il est expressément prévu que le Client ne pourra pas se retourner contre le RCT ou demander des dommages et intérêts au cas où des travaux auraient lieu, pendant tout ou partie de l’Événement, dans l’enceinte du RCT Campus, des locaux du stade Mayol ou en dehors. Toute demande de modification de mise en place (changement ou déplacement de mobilier, de salle, de tout élément de l’espace) par rapport au contrat/devis doit se faire par écrit au maximum 72 heures avant le début de l’événement.
Article 4 : Modification de l’Événement
Toute demande de modification de l’Événement par rapport au contrat/devis accepté doit être adressée par écrit au RCT et sera dument facturée par ce dernier.
Le RCT peut à tout moment refuser la demande de modification de l’Événement, et ce, sans avoir à motiver cette décision de refus. Faute d’acceptation écrite du RCT dans les 8 jours suivants la réception de la demande, le contrat/devis est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminés dans le contrat accepté par le Client. Dans ce cas, le RCT ne pourra être recherché en paiement d’une quelconque indemnité.
Article 5 : Exécution des Prestations
Les deux parties effectueront un état des lieux d'entrée dans l'espace réservé par le Client. De même, un état des lieux de sortie sera effectué à l'issue de la prestation. Les lieux devront être rendus en l'état. Les déchets devront être jetés dans les poubelles prévues à cet effet. Les vestiaires devront être rangés et les différentes affiches ou posters devront être enlevés. En cas de dégradation des lieux loués par le Client, les frais de remise en état lui seront intégralement facturés. Le paiement aura lieu à réception de la facture émise par le RCT.
Tout aménagement technique par le Client est soumis à l'accord écrit du RCT. Le Client sera responsable de toutes les conséquences aussi bien matérielles que financières, directes ou indirectes, du non-respect de cette clause. Le RCT s'engage à faciliter l'exécution de leur mission aux préposés du Client. Ils auront donc libre accès aux espaces réservés pendant la période de réservation.
Si le Client souhaite organiser un service de restauration dans le cadre de l’Événement, ce dernier s’engage à travailler avec les prestataires référencés
par le RCT.
Toute manifestation de type « open bar » avec alcool est strictement interdite dans l’enceinte du Campus RCT. De plus, dans le cadre de la consommation d’alcool, tout alcool consommé devra obligatoirement être servi par le personnel du Traiteur intervenant pour l’Événement en qualité de détenteur de la Licence.
Si le Client souhaite apporter ses boissons, alors s’applique un droit de bouchon d’un montant de 8€ hors taxes qui sera appliqué par bouteille. Il est rappelé que le Client n’est pas autorisé à apporter ses denrées alimentaires pour l’événement que ce soit en tout ou partie. S’il souhaite emporter à l’issue du banquet les denrées non consommées, il s’engage à se conformer aux lois et règlements en vigueur concernant les mets et boissons, leur transport, l’hygiène de façon à ce que la responsabilité du RCT ne puisse pas être engagée.
Le Client s'engage à faire respecter par les personnes participant à l’évènement les prescriptions légales et règlementaires sur la sécurité dans les établissements recevant du public ainsi que les consignes intérieures de sécurité.
Les consignes sanitaires légales en vigueur à la date de la manifestation devront être appliquées par le Client et le RCT.
Article 6 : No Show
En cas de « no shows » (annulation sans préavis), le RCT facturera au Client une indemnité égale à 100% du montant TTC des prestations réservées définies par le contrat/devis.
Le Client s’engage à payer les sommes dues en cas de no-show dans les conditions définies à l’article9 des présentes CGV.
Article 7 : Annulation
Toute demande d’annulation doit être adressée par écrit au RCT et acceptée par ce dernier, au plus tard six mois avant la date de l’événement.
Si l’Événement est programmé dans un délai inférieur à six mois à la date de signature du devis, aucune demande d’annulation ne sera acceptée par le
RCT.
En cas d'annulation par le Client, pour quelle que cause que ce soit et indépendamment de la volonté du RCT, au plus tard un mois avant la date de l'Événement, l'acompte versé par le Client sera acquis de plein droit par RCT à titre d’indemnités et en réparation du préjudice subi sauf si l'Événement peut être reporté à une autre date dans le délai d'un mois de la date initiale.
Par ailleurs, est aussi considérée comme une annulation la réduction de plus de 50% par jour/personnes et/ou du montant total du devis.
Ce cas de figure donnera lieu à l’application d’indemnités au profit du RCT équivalentes à 60% du montant total TTC figurant au contrat/devis initial.
Le montant de l’indemnité due par le Client sera porté à 100% du montant total TTC figurant au contrat/devis initial si la notification d’annulation par le
Client est reçue dans un délai inférieur à 1 mois jours.
En cas d'annulation liée à une décision gouvernementale et/ou en cas de d'annulation liée à une situation de pandémie et indépendante de la volonté des deux parties, le RCT et le Client prendront attache afin de convenir d'une solution de report de l'Événement.
Toutefois, l'ensemble des frais engagés par le RCT seront refacturés au Client. Si l'acompte payé par le client est supérieur aux frais engagés par le RCT, ce dernier s'engage à rembourser la différence dans le meilleur délai.
Article 8 : Conditions tarifaires
Le tarif est exprimé en Euros hors taxes. Le tarif applicable est celui défini par le contrat/devis et ne pourra être modifié qu’en cas de changement de la
législation (changement du taux de TVA, nouvelle taxe, etc.).
Article 9 : Modalités de règlement
Acompte à la signature de tout contrat/devis, dudit contrat/devis sera exigé.
En cas de non-paiement des sommes dues par le Client, le RCT sera en droit d’annuler sans prévis l’Événement.
Solde : le montant de cet acompte est déduit de la facture finale, cette dernière comprenant toute prestation figurant sur le contrat / devis effectivement
fournie ainsi que l’ensemble des prestations fournies en sus capital du contrat / devis initial. Délai de paiement : 15 jours à date d’émission de facture.
Minimum de facturation : 1100€ hors taxes
Moyens de paiement : par virement bancaire ou chèque.
Indemnités de retard de paiement : pénalité de 3 fois le taux d’intérêt légal et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40€.
Article 10 : Force majeure
Les obligations contenues aux présentes ne seront pas applicables ou seront suspendues si leur exécution est devenue impossible en raison d’un cas
de force majeure tels que notamment acte de puissance publique, guerre, fait du Prince, catastrophe naturelle, incendie, inondations, etc.
Les parties devront mettre en œuvre tous leurs efforts pour prévenir ou réduire les effets d’une inexécution du contrat causée par un événement de force majeure ; la partie désirant invoquer un événement de force majeure devra notifier immédiatement à l’autre partie le commencement et la fin de cet événement, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité.
Article 11 : Utilisation des signes distinctifs RCT
Le Client n’est pas autorisé à utiliser les Signes Distinctifs de la marque du RCT, et il s’engage à n’exploiter aucun élément servant à identifier le RCT et qui
pourrait faire croire qu’un partenariat officiel existe avec le club.
Le Client s’engage à respecter les accords d’exclusivité qui existent entre le RCT et ses Partenaires.
Le Client devra soumettre au CLUB par forme écrite - soit par lettre recommandée avec avis de réception, par message électronique - avant toute communication externe, les supports de communication auxquels il envisage de recourir, pour validation préalable. L’accord du CLUB sera réputé avoir été donné à défaut de réponse de sa part dans un délai de dix (10)jours calendaires à dater de la soumission.
Le Client s’interdit expressément d’utiliser l’image des joueurs et des membres du staff sportif de l’équipe professionnelle.
Article 12 : Droit à l’image
Le Client consent, à titre gracieux, pour le monde entier et pour la durée légale de protection des droits d’auteurs, le droit de capter, d’utiliser, d’exploiter et de représenter son image et sa voix ou tout autre élément de sa personnalité, sur tout support connu ou à venir en relation avec toute opération événementielle et/ou la promotion du RCT et/ou de ses partenaires, ces droits étant librement cessibles par le Club à tout tiers de son choix.
Article 13 : Protection des données personnelles
le Client afin d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Article 14 : Nullité partielle
La nullité d’un ou plusieurs articles des présentes CGV n’entraine pas la nullité de l’ensemble de celles- ci. Toutes les autres stipulations des présentes resteront applicables et produiront tous leurs effets.
Article 15 : Réclamations et litiges
En cas de contestation, réclamation ou désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit au RCT le motif et le montant de la contestation dans un délai de trois jours à compter de la date de fin de la prestation. Passé ce délai, cette dernière, ainsi que la facturation, seront considérées comme acceptées et ne pourront donner lieu à une réclamation ultérieure de la part du Client.
Article 16 : Assurance et responsabilité
Le RCT déclare être garanti par une compagnie d’assurances notoirement solvable garantissant sa responsabilité du fait des dommages corporels, matériels, immatériels (consécutif ou non)qui pourraient résulter de son activité. Le RCT exclut toute responsabilité pour tout dommage ou vol de véhicule ou tout autre objet à l’intérieur de son enceinte y compris dans son parking.
De même, le RCT décline toute responsabilité suite à des affichages « sauvages » par le Client lequel en supportera les conséquences.
Avant l’Événement, le Client devra soumettre au RCT une attestation d’assurance stipulant qu’il est bien assuré pour organiser ledit Événement et qu’il est bien couvert pour tous les risques ci-après : le Client sera pleinement responsable de tous dommages corporels, matériels et immatériels quelles qu’en soit la nature, y compris le vol, causés au tiers ainsi qu’au RCT du fait de tous les biens lui appartenant ou dont il a la garde ou de toute personne dont il serait civilement responsable, et ce, dès mise à disposition du site et de ses équipements, jusqu’au démontage effectif.
Article 17 : Loi applicable
La loi applicable est la loi française.
Article 18 : Clause attributive de juridiction
En cas de litige, et faute d’accord amiable, les tribunaux compétents seront ceux de Toulon.
Article 19 : Élection de domicile
Toutes les communications écrites entre les parties devront être envoyées, pour le RCT, à son adresse et pour le Client, à l’adresse indiquée sur le
contrat.
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